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2020年5月12日
M.Y
イベント

社員総会を初オンライン開催したはなし

こんにちは、社員総会運営委員 リーダーのM.Yです。

新型コロナウイルスの影響で、すべての社員が原則在宅勤務となったそんな状況下ではありますが、おかげさまでログリーは2020年4月1日より第15期目を迎えることができました。

4月といえば、このブログでも何度か取り上げてきた年2回の恒例行事「社員総会」があります。

過去の社員総会のブログ
第14期上期社員総会レポート
第14期下期社員総会レポート

4月の社員総会は期始めを迎えるにあたっての節目であり、経営側とメンバー側のギャップを埋め、会社がひとつの方向に進んでいくための重要な場でもあります。

しかしながら、すべての社員が在宅勤務体制となっている状況では当初予定していた会場での開催ができません。そこで第15期上期社員総会は、ログリー史上初のオンライン開催を急遽決定しました!

今回は、オンライン社員総会のノウハウやログリーならではのイベントの様子、自宅からでも楽しく参加できるように工夫した点についてもご紹介できればと思います。

Tips1.:スマホをwebカメラに!「EpocCam」の活用

オンライン入社式」に引き続き、社員総会でもZoomを使用しました。

オンライン入社式では会場の様子をリモート参加の社員に伝わるようウェブカメラを使用したのですが、

カメラの視点切り替えの自由度や、画質に難あり・・・ということで「iPhoneのカメラをwebカメラにして使う」という方法をとりました。

そこで使用したのが「EpocCam HD」というアプリです。

  • Wi-Fi接続できる

外付けのウェブカメラはUSBケーブルを使うため、基本はPC付近での固定となりますが、EpocCamを使えば、PCとカメラとなるスマホはWi-Fiで繋がるようになります。

三脚にスマホを固定すれば映像も安定しますし、視点を変えたいときも移動がスムーズです。
また、ワイヤレスになったことによる映像の遅延なども特に気になりませんでした。(使用中はスマホの充電の減りが早く感じました)

  • スマホカメラの性能の高さ

参加者がその場にいるような臨場感を味わうための要素として,「画質」を重要視しました。

端末のスペックなどに依存する部分もあるかと思いますが、外付けのウェブカメラよりEpocCamでiPhoneをウェブカメラ化させた方が、画質は向上しました。

Tips2.:共同ホストとの連携

BGMやマイク音量は調整が難しかったので、リモート参加している運営委員の細かい指示で、コントロールしていました。

その他にも、現場の進行とPC操作中心となってしまって気が付けないことや手が回らないことは、リモート参加の運営委員に「共同ホスト」としてサポートしてもらっていました。

円滑に進行できたのは、運営それぞれが迅速に対応してくれていた部分が大きいと思います。

左:ギャラリービュー 右:共有資料 

Tips3.:動画の共有方法

毎回恒例となっている社員表彰式「Growth Award」は、今回も動画での受賞者発表。

しかし、映像がカクカクしてしまっては発表までの緊張感や雰囲気が台無しになってしまいます・・・。

何か良い共有方法はないかと試行錯誤した結果、動画共有はZoomと連携しているクラウドストレージサービス「Google Drive」などを経由した方が高画質で音声と映像のラグも少なく感じました。

事前に動画をアップロードしなくてはいけないという手間もありますが、開催後のアンケート結果でも綺麗に流れたという声が多かったです。

連携方法
画面を共有 > ファイル > クラウドストレージを選択 > 下の二つにチェック >画面を共有

リモート社員総会に参加してみて

さて、ここでは当日自宅から参加していた社員総会運営メンバーから、オンライン社員総会の参加者目線で「オンライン総会ってぶっちゃけどうだった?」の所感をお伝えしたいと思います。

  • 周りの顔が見える新鮮さ

Zoomを使って開催した今回の社員総会。
開催前の待ち時間でまず感じたのは、社員みんなの顔が見えることの新鮮さでした。

例年のイベント会場開催の総会では、参加者は当然前を向いて座ってますので、参加者同士で顔を見ることがほとんどありませんでした。

ですがZoomでのオンライン開催となったことで、各社員の顔がはっきり見えるようになり、一体感のようなものを感じました。

バーチャル背景でネタ画像を出してみたり、顔芸をする人も現れ、ひとりひとりの画面があるからこその新鮮さがあったように思います。

運営委員も積極的にリアクション機能 👏を利用し、総会を盛り上げることができました!

リアクション機能で反応
  • チャットで反応できる楽しさ

社員総会は、部署ごとに部門長が前期の振り返りと今期の計画を発表していく流れで進んでいきます。

弊社の社員は賑やかな人が多いのですが、総会の発表中は皆真剣に聞き入ります。
ですが、リモート開催だとここにも違いが。

Zoomにはビデオ会議と並行してテキストチャットができる機能がついていて、このチャット機能で発表内容にリアクションする人が出てきました。

MVP賞を受賞した岩崎さん
チャットの反応

新卒社員の配属先がサプライズ発表されたタイミングや、通信速度の問題による音声トラブル時など、称賛やツッコミを入れてみんなで和気あいあいとしていたのは、リモートならではの雰囲気かもしれません。

  • 総会全体を通して

今回のオンライン総会は、新しい形で一体感を醸成できる良い機会だったと思います。

準備期間も短い中、無事開催できるのだろうかという不安もありましたが、始まってみると大きなトラブルもなく、オンラインながら社員総会としてしっかり成立していました。

また、オンラインならではの柔らかい雰囲気も加わり、ログリーのあたたかい社風がいつも以上に見えてくる総会でした。

オンライン懇親会

社員総会の後は、オンライン懇親会を開催しました!

「Zoom飲み」という言葉が流行り始めた頃で、本当に盛り上がるのかな?と不安な気持ちもありましたが、知恵を絞り出して全員に楽しんでもらえる企画を考え直しました。写真とともに、懇親会の様子とオンラインならではの工夫した点をご紹介したいと思います。

まずは、乾杯!

1人2000円分の飲み物と食事を各自用意してもらい、懇親会スタート。

会場から乾杯の挨拶

運営委員からのサプライズ

14期下半期の振り返りムービーを作成し、画面共有機能で参加者に観てもらいました。

定番化していた「LOGLY press」(オリジナル新聞)のように、オンラインでも半期の出来事を振り返りたいと思い、今回は運営委員一同で動画を作成しました。

オリジナルムービーの一部
  • コンテンツタイム

オンラインでコンテンツ・・・?と頭を悩ませましたが、もともと準備をしていたパズルのルールをオンライン用にアレンジをして行いました。

当初は全社員でチームに分かれてパズルを作って着順を競う、いたってシンプルなゲームを予定していましたが、

  • 会場:パズルを作る
  • オンライン:パズル完成の着順を予想し、チャットとマイクで応援する

上記のように変更しました!!

それぞれ景品がかかっておりますので、会場班もオンライン班も、必死に参加しました。

無言で必死にパズルを作成する社長
みんなはチャットで応援
パズル完成形
  •  歓談タイム

コンテンツで盛り上がった後は、歓談の時間を設けました。

50人を超える人数でのオンラインでの対話は難しいため、「ブレイクアウトルーム」というZoomの機能を使用しました。このサービスは、複数の部屋を作成することができ、各部屋の人数を設定し、ランダムに参加者を振り分けることができます。

操作方法のリンクhttps://support.zoom.us/hc/ja/articles/206476093

会場用のアカウントもブレイクアウトルームに参加

最後に

オンラインでの社員総会は初の試みで予期せぬトラブルもありましたが、無事高い満足度で終えることができました。会場で行っている時と同じように、一緒に盛り上げてくれた社員のみなさんには感謝でいっぱいです。

以上、社員総会についてレポートしましたが、どんな状況でもポジティブに楽しむ当社の社風が少しでも伝われば嬉しいです!

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M.Y
lift事業本部 オペレーションマネジメントグループ